Verbesserungsprozess

Unser oberstes Ziel nach höchster Kundenzufriedenheit durch hervorragende Qualität der Dienstleistungen ist nur realistisch und realisierbar, wenn ein konsequenter, kontinuierlicher Verbesserungsprozess im gesamten Unternehmen alle Arbeitsschritte aller Mitarbeiter dominiert.

 

Beschwerde & Einsprüche AGRIZERT

 

Beschwerden und Einsprüche müssen schriftlich an die AGRIZERT Zertifizierungs GmbH gerichtet werden. Sie haben die Möglichkeit, hierzu das Kontaktformular zu nutzen oder aber auch per Brief oder per Fax das Verfahren einzuleiten.

 

Beschwerde

Ausdruck der Unzufriedenheit, der eine Antwort erwartet - jedoch in anderem Sinne als Einspruch - durch jede Person oder jede Organisation gegenüber der Zertifizierungsstelle bezüglich der Tätigkeit dieser Stelle

 

Umgang mit Beschwerden: 

  1. Der Zertifizierungsstelle wird eine Beschwerde vorgetragen (direkt oder indirekt).
  2. Die Beschwerde wird geprüft. Dabei wird festgestellt, um welche Art der Beschwerde es sich handelt.
  3. Im Ergebnis der Prüfung werden die je nach Art der Beschwerde vorgesehenen Maßnahmen eingeleitet.
  4. Verweis auf VA 09-10 Umgang mit Einsprüchen
  5. Verweis auf VA 10-05 Korrektur und Vorbeugungsmaßnahmen
  6. Die gegen das Managementsystem eines Kunden gerichtete Beschwerde wird anhand der vorliegenden Kundenakte und der Verfahrensdokumentation überprüft. Dabei werden anhand der Auditprotokolle und –berichte insbesondere die Aspekte Kundenorientierung, Reklamationen, Managementbewertung hinsichtlich möglicher Schwächen des Kunden hinterfragt.
  7. Der betroffene Kunde wird schriftlich über die vorliegende Beschwerde informiert und aufgefordert, hierzu unter Darlegung der von ihm bereits ergriffenen oder noch beabsichtigten Korrekturmaßnahmen eine Stellungnahme abzugeben.
  8. Der Kunde gibt eine Stellungnahme zum Beschwerdegrund ab, die zur Überprüfung der Beschwerde mit herangezogen wird.
  9. Der Beschwerdeführer erhält eine schriftliche Information über das Ergebnis der Beschwerdeprüfung und ggf. weitere Maßnahmen. Unter Umständen kann es erforderlich sein, dass vom Beschwerdeführer weitere Informationen (Beweismittel) zur Untermauerung seiner Beschwerde angefordert werden müssen.
  10. Bei Beschwerdegründen, die keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Zertifikats haben (keine Abweichung i.S. der Norm darstellen), werden die Beschwerde und v.a. die vom Kunden ergriffenen Korrektur- und ggf. Vorbeugungsmaßnahmen im Rahmen der Zertifikatsüberwachung durch AGRIZERT verfolgt.
  11. Bei schwerwiegenden Abweichungen oder missbräuchlicher Verwendung des AGRIZERT-Zertifikates wird das Verfahren gem. VA 09-11Missbrauch, Entzug und Annullierung von Zertifikaten eingeleitet.

 

Einspruch 

Verlangen einer Organisation auf nochmalige Prüfung einer, durch die Zertifizierungsstelle getroffene, abschlägige Entscheidung in Bezug auf den gewünschten Zertifizierungsstatus.

 

Umgang mit Einsprüchen: 

  1. Einspruch wird schriftlich/fernschriftlich bei der Zertifizierungsstelle eingereicht. Ein solcher Antrag ist nur zulässig, wenn er innerhalb von sechs Wochen nach dem Tag eingeht, an dem die angefochtene Entscheidung der Zertifizierungsstelle mitgeteilt, bekannt gemacht oder versandt wurde, bzw. nach dem Tag, an dem die Maßnahme der Zertifizierungsstelle er-folgte, gegen die der Antragsteller sich wendet. Jedem Antrag sind schriftliche Belege beizufü-gen, soweit sie der antragstellenden Partei zur Verfügung stehen. Ferner ist dem Antrag eine Gebühr in Höhe von 500,-€ auf das Konto der AGRIZERT einzuzahlen. Dabei ist der Verwendungszweck „Einspruch“ und die Namen der beteiligten Parteien zu nennen. Eine Streitigkeit wird erst in Bearbeitung genommen, nachdem die Antragsgebühr bezahlt worden ist.
  2. Der Einspruch wird registriert und dem Einspruchsführer eine schriftliche Eingangsbestätigung mit Hinweisen zum weiteren Verfahren übermittelt.
  3. In der Zertifizierungsstelle werden alle den Einspruch (das Verfahren) betreffende Unterlagen zusammengestellt.
  4. Dabei wird auch geprüft, ob vergleichbare Fälle bzw. für diesen Fall relevante Entscheidungen vorliegen. Wenn ja, werden diese dem aktuellen Einspruchsverfahren beigestellt.
  5. Die Zertifizierungsstelle übermittelt dem Vorsitzenden des Schlichtungsausschusses den Vorgang.
  6. Die Zertifizierungsstelle teilt dem Einspruchsführer die Übergabe des Vorgangs an den Schlichtungsausschuss mit
  7. Der Vorsitzende des Schlichtungsausschusses bestimmt nach Rücksprache mit dem Vorsitzenden des Ausschusses zur Sicherung der Unparteilichkeit ein weiteres Mitglied und beruft den so gebildeten Schlichtungsausschuss (siehe Abschnitt „Schlichtungsverfahren“) ein. Dabei ist nicht zwingend eine Sitzung mit physischer Präsenz der Mitglieder erforderlich. Auch eine telefonische Konferenz ist möglich, soweit den Mitgliedern alle erforderlichen Unterlagen übermittelt wurden.
  8. Der Schlichtungsausschuss sichtet und bewertet die dem Einspruch zugrunde liegenden Unterlagen und die darauf gestützte Entscheidung der Zertifizierungsstelle. Der Schlichtungsausschuss legt in seiner Entscheidung auch fest, wie hoch die Kosten für die Verhandlung des Streitfalls sind und von wem diese zu tragen sind. Maßgabe dabei ist, dass derjenige der vollständig oder überwiegend obsiegt hat, nicht mit den Verfahrenskosten belas-tet werden darf. Unter die Kosten fallen auch die Honorare und Auslagen der Mitglieder des Schlichtungsausschusses. Der gemäß Absatz 1. Eingezahlte Betrag wird entsprechend der Kostenentscheidung entweder mit den zu tragenden Kosten verrechnet oder zurückgezahlt.
  9. Der Schlichtungsausschuss empfiehlt im Ergebnis der Prüfung eine Annahme oder Abweisung des Einspruches. Im Fall der Annahme des Einspruches schlägt er der Zertifizierungsstelle eine angemessene Änderung der ursprünglichen, die Zertifizierung betreffenden Entscheidung vor.
  10. Der Schlichtungsausschuss übermittelt sämtliche Verfahrensunterlagen zurück an die Zertifizierungsstelle.
  11. Die Zertifizierungsstelle entscheidet über den Einspruch unter Berücksichtigung der Empfehlung des Schlichtungsausschusses. Notwendige Änderungen an Zertifikaten, Registrierungen etc. werden durchgeführt.
  12. Dem Einspruchsführer wird schriftlich das Ergebnis des Schlichtungsverfahrens mitgeteilt. Soweit erforderlich werden ihm geänderte Zertifizierungsdokumente übermittelt.

Für weitere Infomationen wenden Sie sich bitte an unsere Geschäftsstelle


Telefon: +49 (0) 228.971496-0

Telefax: +49 (0) 228.971496-19

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